Rapport d’un atelier d’autonomisation des JV du Projet Japon,Gitega,Février-Mars 2018

Du 27 février au 1er mars 2018, le Programme des Volontaires des Nations Unies au Burundi en collaboration avec le Ministère de la Jeunesse, des Sports et de la Culture à travers son Programme National de Volontariat des Jeunes PNVJ a organisé à Gitega Chez REHOBOTH CPF, un atelier d’autonomisation des jeunes volontaires affectés dans les provinces de Makamba, Rumonge et Bujumbura Mairie dans le cadre du « projet de renforcement de la résilience communautaire à travers la promotion de l’emplois en faveur des jeunes à risques ». Cet atelier a été organisé au titre du troisième des trois niveaux de formation que bénéficient les jeunes volontaires dans le cadre de la mise en œuvre du plan de formation suivant la stratégie de formation du PNVJ. 180 jeunes volontaires étaient donc réunis dans deux salles des réunions de  REHOBOTH  CPF.

Les résultats attendus par rapport à cet atelier sont :

  • Les jeunes volontaires participants ont des connaissances suffisantes et sont capables de bien rédiger des bonnes lettres de motivation et de bons CVs ;
  • Les jeunes volontaires participants ont des connaissances suffisantes et sont capables de rédiger des plans d’affaires.

Pour atteindre ces deux résultats, le Programme des Volontaires des Nations Unies a articulé l’atelier sur cinq sessions suivantes :

  • Session sur la collecte, analyse des attentes et règles de conduite de l’atelier ;
  • Session sur les compétences utiles sur le marché de travail ;
  • Session sur comment rédiger une lettre de motivation et un bon CV ;
  • Session sur comment préparer et passer avec succès les tests d’embauche ;
  • Session sur l’élaboration d’un plan d’affaires.

De manière générale, les trois premières sessions contribuaient à renforcer l’autonomisation des participants en leur donnant un package de compétences et connaissances afin qu’ils puissent affronter le marché de travail devenant de plus en plus compétitif et fermé.

La quatrième session visait à rendre autonomes les jeunes volontaires participants à travers le renforcement de leurs capacités afin de les amener à élaborer leurs propres plans d’affaires vendables.

Ci-dessous le tableau des attentes et règles de conduite de l’atelier

Attentes Règles de conduite de l’atelier
 

–          Etre capable d’élaborer un plan d’affaires d’un projet d’entreprise ;

–          Etre capable de différencier une lettre de demande d’emploi d’une lettre de motivation ;

–          Savoir rédiger une lettre de motivation ;

–          Savoir rédiger un bon curriculum vitae CV ;

–          Savoir préparer et bien passer des tests de recrutements notamment une interview d’embauche ;

–          Etre capable d’élaborer une stratégie et un plan marketing ;

–          Etre capable de différentier un projet de court d’un projet de long terme.

–          Comprendre les défis réels lors de ma mise en œuvre du plan d’affaires à partir du témoignage des jeunes volontaires ayant déjà démarré leur projet d’AGR.

 

 

–          Respect du timing ;

–          Eviter tout dérangement ;

–          Eviter des mouvements de va-et-vient ;

–          Respect mutuel ;

–          Etre participatif ;

–          Mettre les téléphones en mode silencieux ;

 

Concernant la session sur les compétences. Les deux facilitateurs ont invité les participants à relever en brainstorming les compétences qu’ils ont déjà acquises durant la période de leurs missions de volontariat. Il s’agit de :

Les participants ont relevé en brainstorming, les compétences de rédaction de rapports, de planification, de communication, d’organisation, de travail en équipe. Des échanges ont porté sur la signification de chacune des compétences relevées et des processus par lesquels les jeunes volontaires participants les ont acquis.

Par la suite, les facilitateurs ont procédé à une rapide présentation power point des neuf (9) compétences ayant fait l’objet d’une session lors du séminaire d’intégration.

Tout en encourageant les jeunes volontaires participants à continuer de lire, comprendre lesdites compétences, les facilitateurs ont invité les participants à les développer d’autant plus qu’elles sont utiles dans la vie professionnelle qu’en dehors dans la vie courante. Il s’agit des compétences de : leadership, sens de responsabilités, communication, travail en équipe, aptitudes à planifier et organiser, respect de la diversité, intégrité, professionnalisme, créativité.

Session sur la rédaction de lettres de demande d’emplois/lettres de motivation

Concernant la session sur comment rédiger une lettre de motivation, les facilitateurs ont d’abord demandé en brainstorming ce qu’est une lettre de motivation. Quelques idées ont été lancées sur base desquelles il a présenté en power point la définition d’une lettre de motivation ainsi que des éléments essentiels auxquels elle doit s’articuler.  Il s’agit notamment de :

  • Par quel canal de communication l’information a été reçue ;
  • Votre motivation à ce poste ;
  • Ses propres compétences par rapport aux TDRs qui font croire que tu es le candidat idéal à ce poste ;
  • Son expérience professionnelle qui fait du candidat l’idéal ;
  • Sa valeur ajoutée à l’Organisation demanderesse à ce poste ;
  • Ne pas user à la fin des formules de politesses très honorifiques.

Ils ont par ailleurs expliqué la nuance entre une lettre de motivation et une lettre de demande d’emplois. Quoique ne dépassant pas une page, la première doit être détaillée et comprend un certain nombre d’éléments notamment le canal de prise de connaissance du poste, la vraie motivation du candidat, la valeur ajoutée du candidat une fois au poste par rapport à ses connaissances, ses compétences et son savoir-être. La deuxième càd la lettre de demande d’emploi est très courte, généralement deux à trois phrases suffisent à travers lesquelles aucune explication doit apparaître sauf la simple expression de demande du poste à pourvoir. Actuellement, rares sont les organisations exigeant ce genre de demande. Généralement, les organisations ayant cette pratique sont des organisations peu structurées n’ayant de manuel de procédures. Par le passé, les structures avaient cette pratique car l’offre d’emploi était de loin supérieure à la demande si bien que le processus compétitif n’avait pas raison d’être.

Session sur la rédaction d’un bon CV

Concernant la session sur comment élaborer un bon CV, les facilitateurs ont demandé en brainstorming ce qu’un CV. Les participants ont lancé quelques idées. Après, les facilitateurs ont procédé à une récapitulation des concepts clés relevés pour dégager la vraie définition. Le curriculum vitæ (CV en abrégé) est selon lui un document à travers lequel le candidat ayant l’intention d’offrir ses services, détaillent et exposent ses compétences sur le marché du travail. Il s’agit en général du parcours scolaire, académique et/ou professionnel ainsi que des compétences du candidat décrites par rapport aux termes de référence du profil recherché dans la publication du poste. Ce document constitue le point de jonction entre l’offre et la demande d’emplois sur le marché du travail. Le CV peut également se prêter à d’autres usages comme la présentation à un groupe. Mais son rôle se situe davantage au niveau de la recherche d’emplois. Il existe d’autres documents similaires pouvant jouer presque le même rôle comme la biographie mais la bio va au-delà et est utilisée à des circonstances différentes à l’instar des niveaux stratégiques élevées comme par exemple, la recherche de conférenciers, d’experts très spécialisés dans des domaines ou les ressources humaines techniquement compétents sont très rares.

Ils leur ont présenté les types ainsi que les grandes parties d’CV. Il existe selon les facilitateurs trois types de CV. A savoir :

  • Un CV temporaire càd rédigé suivant le temps (CV chronologique/ antichnonologique) ;
  • Un CV thématique càd régidé suivant les thèmes ;
  • Un CV combiné càd régidé en combinant et le temps et les thèmes.

Les facilitateurs ont recommandé aux participants, le dernier type de CV combiné. Concernant les grandes parties d’un CV. Il en existe 9 parties. A savoir :

  1. Identité du candidat ;
  2. Etudes faites et qualification ;
  3. Compétences ;
  4. Expérience professionnelle ;
  5. Consultances effectuées ;
  6. Formations professionnelles bénéficiées ;
  7. Compétences linguistiques ;
  8. Compétences informatiques ;
  9. Hobbies ;
  10. Les personnes de référence.

Ils ont expliqué de façon détaillée chacune des parties et son utilité avec des exemples à l’appui. Cette session a été sanctionnée par des devoirs à domicile sur un exercice de rédaction des CVs des participants en suivant les grandes parties vues d’un CV. Un devoir à domicile à chacun pour rédiger son CV  suivant des publications de postes simulés de chargé de délégué commercial à la BRARUDI.

Session sur comment préparer et passer avec succès un test de recrutement

Concernant la session sur comment préparer et passer avec succès les tests de recrutement, les facilitateurs ont d’abord présenté les éléments essentiels sur power point. Ils ont ensuite expliqué comment on prépare les tests et la manière de les passer avec succès. Ils se sont attelés à expliquer les documents requis pour mieux préparer son test. A savoir : les Termes de Référence TDRs, le prodoc ou le document de programme, le Manuel Administrative et Financière MPAF de l’Organisation ainsi que les documents de cours du domaine du poste, etc. Concernant la préparation de l’interview. Il faut maîtriser les TDRs en lien avec son CV. Il faut également se préparer en termes linguistiques. Il faut aussi avoir à l’esprit qu’il y a des questions incontournables notamment la brève présentation, les points forts et les points faibles, la question sur les compétences acquises et quelquefois la question sur les exigences salariales du candidat ainsi qu’une dernière question en marge et à la fin de l’interview sur des commentaires, observations et questionnements éventuels du candidat. Etant donné que l’interview est une des rares opportunités que l’on trouve pour s’exprimer et se faire remarquer, il faut absolument susciter l’intérêt des membres du panel. Prouver que ne pas te retenir au poste aurait un manque à gagner pour l’Organisation et que de toutes les façons, te recruter serait une meilleure option. Cela passe par une bonne préparation du fond de l’interview en termes de contenu.

Le jour de l’interview, il faut arriver à temps pour éviter les retards. Il faut avoir une bonne apparence et donner de bonnes premières impressions. Il faut éviter l’extravagance. Concernant la coiffure et la tenue, le facilitateur a conseillé les jeunes volontaires de s’informer des pratiques et comportements de l’Organisation tout en ayant en tête, les responsabilités et les tâches décrites dans les TDRs. Il faut également soigner les attitudes et les apparences en conséquence. Il faut avoir à porter de mains en se présentant à l’interview, trois CVs, un bout de papier, un stylo et une bouteille de jus ou d’eau pour faire face à la déshydratation due au trac.

Session sur l’entrepreneuriat et élaboration d’un plan d’affaires

Concernant la dernière session sur l’élaboration d’un business plan, les  facilitateurs  de ladite session ont d’abord demandé en brainstorming ce que les participants entendaient par plan d’affaires. Ils ont ensuite fait une présentation power point sur les grandes articulations d’un business plan. A savoir :

  • Une idée de projet ;
  • Une étude technique d’un projet ;
  • Une étude marketing d’un projet ;
  • Une étude financière d’un projet.

Les facilitateurs ont articulé ladite session sur les méthodes de brainstorming et les travaux en groupes sur les cas pratiques de projets. Le brainstorming a porté sur la définition des mots entreprise, entrepreneur et projet. Les idées lancées, les facilitateurs les ont censurées et leur ont présenté les bonnes définitions des trois mots.

Le terme projet désigne ce qu’on a l’intention de faire, les moyens jugés nécessaires à la mise en œuvre de cette idée, ou un travail préparatoire.

Une entreprise est une organisation ou une unité institutionnelle, mue par un projet décliné en stratégies, en politiques et en plans d’actions, dont le but est de produire et de fournir des biens ou des services à destination d’un ensemble de clients ou d’usagers, en réalisant un équilibre de ses comptes de charges et de produits.

Le terme entrepreneur recouvre différentes significations connexes mais distinctes :

  • l’usage courant l’assimile à un chef d’entreprise, tantôt porteur d’un projetd’entreprise en phase de démarrage, tantôt dirigeant d’une entreprise davantage établie, à laquelle le plus souvent il s’identifie étroitement et personnellement;
  • l’entrepreneur correspond également à l’appellation donnée aux chefs d’entreprise du secteur du bâtimentou des travaux publics;
  • en droit, l’entrepreneur (ou maître d’œuvre) désigne « la personne qui dans un contrat d’entreprise s’engage à effectuer un travail en réponse à la demande d’un maitre d’ouvrage».

Ils ont ensuite, présenté et expliqué les types de comportements qui caractérisent quatre catégories de personnes face à l’entrepreneuriat. Le but étant d’aider les jeunes volontaires participants à comprendre le type de comportement de chacun et ce qu’il faut faire pour acquérir les compétences d’une catégorie convenable.

Résumé du plan d’affaires

 1ère étape : Trouver l’idée d’un projet d’entreprise

On peut trouver l’idée d’un projet par :

  • L’observation de l’environnement en voyageant ;
  • En échangeant avec les gens sur les marchés et ailleurs ;
  • A travers les médias (presse écrite, Radio ou Télévision ou image par les réseaux sociaux ;
  • Par la lecture des documents de planification ou autres documents comme les rapports d’évaluation ;

2e étape : Etude technique de faisabilité d’un projet d’entreprise

  • Caractéristiques du produit ;
  • Emplacement du projet ;
  • Sources d’approvisionnement ;
  • Processus de production ;
  • Etude d’impact écologique et environnemental.

3e étape : Etude de marché d’un projet

L’étude de marché s’articule sur les éléments suivants :

  • Produit en termes de description technique des caractéristiques à mettre sur le marché ;
  • Prix à fixer sur le marché sachant que ladite fixation du prix tient compte des paramètres tels que le coût de production et de revient, les prix pratiqués par les concurrents sur le marchés et la marge bénéficiaire que l’on attend par unité.
  • Place càd les lieux de ventes ;
  • Promotion càd la stratégie de promotion avec tout ce qui va avec comme communication et publicité.

Autour des 4 P, il faut une bonne analyse SWOT de son projet d’entreprise par rapport à son environnement. Forces, faiblesses, opportunités et menaces.

4ème étape : Etude financière

Le but d’une étude financière est d’avoir des informations fiables sur les besoins en investissements, les besoins du projet en général et leurs coûts pour dégager le coût total du projet afin de chercher des sources de financement d’une part et d’autre part de dégager la tendance des résultats du projet et statuer sur la rentabilité en vue de prendre une décision finale de mise en œuvre du projet. Ainsi, des canevas de tableaux d’investissements aboutissant à un bilan prévisionnel d’ouverture, un tableau d’amortissements et une suite sur trois ans de comptes d’exploitations prévisionnelles.

Témoignage de l’Association des Jeunes volontaires Unies pour le Développement (AJUD)

Deux jeunes volontaires de l’AJUD (une association de certains jeunes volontaires de 4e promotion de Gitega) ont partagé un témoignage sur leur expérience en matière de processus de création d’une association, l’élaboration d’un projet de développement sociale au niveau communautaire centré sur des activités communautaire, écologique et d’assainissement ainsi que d’un projet d’entreprise axé sur la production artisanale et la vente de savons. Ils ont expliqué les processus d’étude, les contraintes ainsi que des erreurs à éviter. Ils ont surtout focalisé leur présentation sur les quatre étapes de l’étude de leur projet d’entreprise SAVQUO.

  • Comment ils ont trouvé l’idée du projet ;
  • Comment ils ont mené l’étude technique de faisabilité du projet ;
  • Comment ils ont mené une étude de marché ;
  • Comment ils ont mené une étude financière ;

Notons quand même des innovations par rapport à leur présentation où ils sont allés au-delà de ce qui a été présenté par les facilitateurs notamment les détails de la description technique du produit. Les jeunes volontaires participants et les facilitateurs ont eu l’occasion d’échanger. Les premiers ont également saisi de l’occasion pour émettre leurs observations. Néanmoins, les facilitateurs leur ont recommandé surtout de mener une analyse d’impact environnementale pour ce type de projet.

Après le témoignage des deux jeunes volontaires de l’association AJUD, les facilitateurs ont invité les participants à se mettre en groupes suivant les domaines d’intervention.

10 groupes ont été constitués. deux groupes du domaine de l’éducation, les deux groupes de la santé, les deux groupes de la justice, les deux groupe de la communication et journalisme&informatique, des comptables et économistes ainsi que ceux de l’administration. Après des échanges fructueux entre membres de groupe, chaque groupe a identifié une idée de projet considérée par ses membres la plus bonne. Ainsi, six idées de projets ont retenus à savoir :

  • Un centre d’appel MENYA AMAGARA YAWE pour l’écoute, l’orientation et counselling ;
  • Projet culture ;
  • Une commercialisation de l’huile de palme ;
  • Secrétariat ;
  • Une pisciculture ;
  • Elevage de porcs ;
  • Un bar-restaurant ;
  • Transformation de la viande de porcs en saussico ;
  • Déplacement des élèves ;
  • Une boulangerie.

Les membres des dix groupes constitués ont d’abord travaillé à une bonne idée de projet par groupe. Ainsi, tous les dix groupes ont pu identifier chacun une idée de projet. Par la suite, ils ont mené une étude technique, une étude de marché ainsi qu’une étude financière. L’étude technique permet de cerner la faisabilité du projet ainsi que les conditions technique de réussite. C’est-à-dire, où, quand, avec qui et avec quoi ? Une étude de marché permet de mieux cerner les 5 P. A savoir le Produit, Prix, Place et Promotion. En outre, elle permet de mieux analyser et de mieux comprendre la concurrence, la clientèle, le prix et la promotion.

L’étude financière permet de mieux appréhender les questions de rentabilité du projet. Après avoir détaillé les actifs et les sources de financement prévisionnels dans un bilan d’ouverture, cette étude aide à tirer des conclusions si le projet génèrera un bénéfice ou un profit à travers un compte prévisionnel d’exploitation.

Les jeunes volontaires participants ont pu travailler en pratique sur les grandes étapes d’élaboration d’un plan d’affaires et ont compris le processus.

Après les séances de restitution en plénière par les rapporteurs de groupes, des questions ont été posées auxquelles des réponses satisfaisantes ont été fournies. De manière générale, les participants ont compris le processus de l’étude en 4 étapes. Certes, ils n’ont pas eu le temps suffisant d’aborder suffisamment l’étude financière mais à travers la manière dont ils ont expliqué le processus, nous avons compris que certains n’étaient pas capables de le faire. A cet effet, il a été recommandé aux participants de continuer à  renforcer mutuellement  leurs capacités car ceux qui ont fait des études économiques, finances et compatibilité comprennent la matière. Etant donné que chaque association constituée comprend en tous cas pour la majorité au moins un jeune volontaire qualifié en économie, finances et/ou comptabilité. Le facilitateur principal ont dans son mot de clôture informé les jeunes volontaires participants que les 2,5 journées imparties à l’atelier sont de loin insuffisantes pour permettre à tous les participants d’acquérir des compétences techniques. Cela est dû au budget y alloué. Cependant, l’atelier aura au moins permis de jeter les bases théoriques pour permettre aux jeunes volontaires de poursuivre et parfaire la formation dans d’autres cadres de renforcement de capacités.

Leçons apprises

  • Les jeunes volontaires issus des milieux urbains comparés à ceux du milieu rural avaient des écarts de niveaux très différents en termes de compréhension et de langue française ;
  • Faute de ressources financières suffisantes, le temps imparti (2,5 journées) à cet atelier était très insuffisant ;
  • Les jeunes dames avec bébés venues participer à cet atelier ont eu de très grandes difficultés à suivre le déroulé de l’atelier à cause des dérangements de leurs bébés.

Conclusion et recommandation

  • Pour la suite, il faudrait analyser les scénarios pour que tous les jeunes volontaires puissent être au même niveau de suivi de l’atelier. Sur ce, un des scénario à tenter serait de faire asseoir ensemble mais ne pas laisser les jeunes du milieu urbain d’une part et les jeunes du milieu rural d’autre part s’entasser dans les mêmes zones de la salle.
  • En outre, une bonne stratégie genre est indispensable pour permettre aux jeunes dames participantes avec bébés de suivre dans de meilleures conditions.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Liste des membres de la mission pour la partie PNUD

Prénom et Nom Fonction
Septime GASHASHA Coordinateur Provincial Gitega/PNVJ
Melissa-Belyse KANANI Coordinateur Provincial Rumonge/ Projet Japon
Appolinaire NDAYIZEYE Coordinateur Provincial Ngozi/PNVJ
Nina KABAYABAYA Spécialiste en Communication /PNVJ
Thierry IRAMBONA Coordinateur Provincial Bujumbura/PNVJ
Venant NDAYISENGA Chauffeur/Unité VNU
Adrien NTIBASHOBOKA Spécialiste en formation et gestion des volontaires/PNVJ
Tharcisse NSABIMANA Coordinateur Provincial Bujumbura Mairie /Projets PBF et Japon
Gilbert NZOSABA Spécialiste en suivi-évaluation /PNVJ
Gilbert NIYONKURU Coordinateur Provincial Makamba / Projet Japon

 

 

Préparation et approbation du rapport

Préparé par : Approuvé par :
Adrien NTIBASHOBOKA, Spécialiste en formation

et gestion des volontaires

Béatrice NIBIZI, Program Officer ai/UNV
Signature : Signature :

 

 

Date : Date :

 

 

 

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